Phần lớn cửa hàng phố cổ Hoàn Kiếm vận hành dưới dạng hộ kinh doanh gia đình. Hộ kinh doanh đơn giản về thủ tục, chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản; công ty phức tạp hơn về sổ sách nhưng tách tài sản, dễ hợp tác, dễ mở rộng và làm việc với khách hàng doanh nghiệp. Lựa chọn phụ thuộc vào quy mô, khách hàng, kế hoạch mở rộng và khả năng quản lý sổ sách của gia đình.
Bối cảnh đang thay đổi: chủ trương bỏ hình thức thuế khoán với hộ kinh doanh, mở rộng hoá đơn điện tử và kê khai theo doanh thu thực tế khiến khoảng cách về sổ sách giữa hộ và công ty hẹp lại. Bài này giúp gia đình kinh doanh trong phố cân nhắc, không nêu mức thuế, tỷ lệ hay ngưỡng doanh thu cụ thể vì những con số này do văn bản hiện hành quy định và có thể thay đổi; hãy kiểm với cơ quan thuế hoặc người làm kế toán tin cậy.
So sánh nhanh hộ kinh doanh và công ty
Bảng dưới so sánh theo nguyên lý chung của pháp luật hiện hành, đủ để bắt đầu cân nhắc:
| Tiêu chí | Hộ kinh doanh | Công ty (TNHH, cổ phần) |
|---|---|---|
| Trách nhiệm | Chủ hộ, thành viên hộ chịu bằng toàn bộ tài sản | Giới hạn trong phạm vi vốn góp, tách khỏi tài sản cá nhân |
| Thủ tục thành lập | Đơn giản, đăng ký ở cấp xã theo quy định hiện hành | Nhiều giấy tờ hơn, đăng ký ở cấp thành phố |
| Sổ sách, kế toán | Đơn giản hơn, đang chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế | Đầy đủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp, báo cáo tài chính |
| Thuế | Theo phương pháp áp dụng cho hộ kinh doanh | Thuế thu nhập doanh nghiệp, giá trị gia tăng theo quy định |
| Hoá đơn | Theo quy định, nhiều hộ phải dùng hoá đơn điện tử, có trường hợp khởi tạo từ máy tính tiền | Hoá đơn điện tử |
| Khách hàng doanh nghiệp | Hạn chế khi khách cần hoá đơn giá trị gia tăng | Thuận tiện |
| Góp vốn, mở rộng | Khó đưa người ngoài góp vốn, khó mở nhiều địa điểm | Dễ góp vốn, mở chi nhánh |
Không có lựa chọn đúng cho mọi cửa hàng. Một tiệm nhỏ bán lẻ cho khách vãng lai có thể giữ hộ kinh doanh lâu dài; một cửa hàng bán buôn cho các công ty ở tỉnh khác gần như buộc phải là doanh nghiệp để xuất hoá đơn phù hợp.
Khi nào nên nghĩ đến chuyển lên công ty
Khách hàng là doanh nghiệp. Khách buôn, khách công ty cần hoá đơn đầu vào để khấu trừ thuế. Nhiều cửa hàng bán buôn quanh chợ Đồng Xuân và các phố chuyên doanh chuyển lên công ty chính vì lý do này.
Quy mô vượt khả năng quản lý kiểu gia đình. Nhiều nhân viên, nhiều địa điểm, doanh thu lớn: lúc đó sổ sách rõ ràng, tách bạch tài sản là cần thiết, dù là hộ hay công ty.
Có người góp vốn ngoài gia đình. Công ty có cơ chế góp vốn, chia lợi nhuận, rút vốn rõ ràng; hộ kinh doanh khó đưa người ngoài vào.
Muốn tách rủi ro. Kinh doanh có rủi ro nợ lớn, ví dụ nhập hàng trả chậm số lượng lớn; công ty giúp tách tài sản gia đình khỏi rủi ro kinh doanh trong phạm vi pháp luật cho phép.
Thế hệ sau tiếp quản. Cửa hàng nhiều đời đang chuyển cho con cháu: công ty với vốn góp, điều lệ rõ ràng giúp phân chia quyền lợi giữa các anh chị em tốt hơn một hộ kinh doanh đứng tên một người.
Thuế với hộ kinh doanh đang thay đổi thế nào
Trong nhiều năm, phần lớn hộ kinh doanh nhỏ ở phố cổ nộp thuế theo phương pháp khoán: cơ quan thuế ấn định mức doanh thu, hộ nộp theo mức đó. Chủ trương mới là bỏ phương pháp khoán, chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, đi cùng với việc mở rộng hoá đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ bán lẻ có doanh thu từ mức nhất định.
Với cửa hàng phố cổ, điều này có nghĩa là phải ghi chép doanh thu đều đặn, giữ chứng từ nhập hàng, dùng phần mềm bán hàng có kết nối hoá đơn nếu thuộc diện. Những việc trước đây chỉ doanh nghiệp làm, nay hộ kinh doanh cũng phải làm ở mức độ nhất định.
Lộ trình, ngưỡng doanh thu áp dụng và các mức thuế được quy định trong văn bản hiện hành và có thể điều chỉnh. Cách an toàn nhất là theo dõi thông báo của cơ quan thuế quản lý, tham gia các buổi hướng dẫn cho hộ kinh doanh, và nhờ người có chuyên môn kế toán thiết lập cách ghi chép ngay từ đầu.
Các bước chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty
Pháp luật hiện hành có cơ chế cho hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp. Trình tự chung:
- Quyết định loại hình công ty: TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên hay cổ phần, tuỳ số người góp vốn và kế hoạch.
- Chuẩn bị điều lệ, danh sách thành viên, vốn điều lệ phù hợp với quy mô thật.
- Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo hướng dẫn hiện hành, có thể theo thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh để giữ liên tục.
- Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh theo quy định, quyết toán thuế của hộ.
- Đăng ký thuế, hoá đơn điện tử, tài khoản ngân hàng cho công ty.
- Chuyển hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng với nhà cung cấp sang tên công ty.
- Thiết lập kế toán: thuê kế toán hoặc dịch vụ kế toán, vì báo cáo tài chính, quyết toán thuế công ty phức tạp hơn hộ.
Đừng chuyển chỉ vì "công ty nghe chuyên nghiệp hơn". Chi phí tuân thủ hằng năm của công ty là có thật; cân nhắc với lợi ích cụ thể.
Sổ sách tối thiểu cho cửa hàng gia đình
Dù là hộ hay công ty, một cửa hàng phố cổ nên có tối thiểu:
- Sổ hoặc phần mềm ghi doanh thu từng ngày, tách tiền mặt, chuyển khoản, thẻ.
- Lưu hoá đơn, chứng từ nhập hàng theo tháng.
- Sổ theo dõi hàng tồn kho, đặc biệt với cửa hàng bán buôn.
- Tách tài khoản ngân hàng kinh doanh khỏi tài khoản chi tiêu gia đình.
- Bảng lương, hợp đồng lao động với nhân viên không phải người nhà.
- Hồ sơ giấy phép, đăng ký, hợp đồng thuê mặt bằng ở một chỗ, có bản điện tử.
- Sổ công nợ với khách buôn và nhà cung cấp, đối chiếu định kỳ; cửa hàng bán chịu cho bạn hàng lâu năm hay để công nợ trôi nhiều năm không đối chiếu.
Việc tách tiền kinh doanh với tiền nhà là thói quen khó nhất với cửa hàng gia đình nhiều đời, nhưng là điều kiện để biết cửa hàng có thật sự có lãi hay không.
Cửa hàng gia đình nhiều đời: chuyện người nối nghiệp
Phố cổ có nhiều cửa hàng đã qua hai, ba đời trong cùng một gia đình. Khi thế hệ trước muốn nghỉ, câu hỏi không chỉ là ai đứng quầy, mà là cửa hàng thuộc về ai, các anh chị em không trực tiếp làm có quyền lợi gì, mặt bằng là tài sản chung hay của riêng một người.
Hộ kinh doanh đứng tên một người khiến những câu hỏi này dễ thành tranh chấp, nhất là khi mặt bằng có giá trị lớn. Chuyển sang công ty với tỷ lệ góp vốn rõ ràng, hoặc ít nhất là có thoả thuận gia đình bằng văn bản về quyền và nghĩa vụ, giúp cửa hàng sống tiếp qua đời sau.
Thế hệ trẻ thường muốn thay đổi: bán trực tuyến, nhận thanh toán điện tử, làm thương hiệu. Đó là lúc sổ sách và hình thức pháp lý rõ ràng trở nên cần thiết, vì các nền tảng bán hàng, ngân hàng, đối tác đều yêu cầu thông tin minh bạch.
Bán hàng trực tuyến từ cửa hàng phố cổ
Nhiều cửa hàng phố cổ đã bán thêm qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử, giao hàng đi tỉnh. Doanh thu trực tuyến cũng là doanh thu phải kê khai; các sàn thương mại điện tử có thể khấu trừ, kê khai thay thuế cho người bán là hộ, cá nhân theo quy định hiện hành.
Khi doanh thu trực tuyến lớn dần, khách mua sỉ từ tỉnh xa yêu cầu hoá đơn, đó thường là dấu hiệu nên xem lại hình thức kinh doanh. Đồng thời, kho hàng trong nhà ống phố cổ có giới hạn; nhiều cửa hàng chuyển kho ra ngoài, giữ cửa hàng trung tâm làm điểm trưng bày.
Bán trực tuyến cũng kéo theo các nghĩa vụ về thông tin hàng hoá, chính sách đổi trả, bảo vệ dữ liệu khách hàng theo quy định về thương mại điện tử. Cửa hàng gia đình quen bán tại quầy thường chưa để ý những điều này; khi sàn hay khách hàng khiếu nại, việc thiếu chính sách rõ ràng gây bất lợi cho người bán.
Một mô hình nhiều cửa hàng phố cổ chọn là giữ hộ kinh doanh cho cửa hàng tại chỗ và lập một công ty riêng cho mảng bán buôn, bán trực tuyến. Cách này có lợi về quản lý nhưng cần tách bạch hàng hoá, tiền bạc giữa hai đơn vị, tránh bị coi là chuyển giá hay kê khai không đúng.
Những hiểu lầm hay gặp trong phố
Hiểu lầm thứ nhất là "hộ kinh doanh thì không ai kiểm tra sổ sách". Khi chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế và hoá đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế, dữ liệu bán hàng của hộ được ghi nhận rõ hơn nhiều. Chênh lệch giữa doanh thu kê khai và dòng tiền qua tài khoản, qua máy tính tiền có thể được đối chiếu.
Hiểu lầm thứ hai là "lên công ty thì thuế nặng hơn". Gánh nặng thuế phụ thuộc vào doanh thu, lợi nhuận, chi phí hợp lệ và phương pháp tính, không chỉ vào loại hình. Có cửa hàng lên công ty lại tối ưu được chi phí hợp lệ; có cửa hàng thì không. Cần tính cụ thể với người có chuyên môn.
Hiểu lầm thứ ba là "đăng ký một hộ cho cả nhà mở nhiều cửa hàng". Quy định về số địa điểm kinh doanh của hộ có giới hạn; mở nhiều cửa hàng ở nhiều phố là lúc nên nghĩ đến doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ bán lẻ ở phố cổ có bắt buộc phải lên công ty không?
Không. Hộ kinh doanh vẫn là hình thức hợp pháp cho quy mô phù hợp. Việc chuyển lên công ty là lựa chọn dựa trên khách hàng, quy mô và kế hoạch, trừ những trường hợp pháp luật yêu cầu khác.
Bỏ thuế khoán thì hộ kinh doanh phải làm gì?
Hộ chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế theo lộ trình và hướng dẫn của cơ quan thuế, cần ghi chép doanh thu, giữ chứng từ, dùng hoá đơn điện tử nếu thuộc diện. Theo dõi thông báo của cơ quan thuế quản lý và tham gia các buổi hướng dẫn.
Hộ kinh doanh có xuất hoá đơn cho khách công ty được không?
Hộ kinh doanh có thể sử dụng hoá đơn theo quy định, nhưng loại hoá đơn và khả năng khấu trừ thuế của khách khác với hoá đơn của doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Khách doanh nghiệp lớn thường ưu tiên mua của công ty.
Chuyển lên công ty có phải đổi tên cửa hàng không?
Không bắt buộc đổi tên thương mại quen thuộc. Tên công ty phải theo quy định đặt tên doanh nghiệp, nhưng biển hiệu cửa hàng có thể giữ tên cũ nếu phù hợp quy định về biển hiệu và không trùng nhãn hiệu của người khác.
Có cần thuê kế toán khi là hộ kinh doanh không?
Không bắt buộc với mọi hộ, nhưng khi chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, nhiều hộ nhận thấy có người hiểu nghiệp vụ giúp tránh sai sót. Dịch vụ kế toán theo tháng là lựa chọn phổ biến của cửa hàng nhỏ.