Đăng ký cư trú ở phố cổ Hoàn Kiếm theo cùng luật cư trú như mọi nơi, nhưng khó hơn ở khâu chứng minh chỗ ở hợp pháp: nhà thường có nhiều hộ cùng một số, chủ sở hữu có thể là nhiều người, có người đã ra nước ngoài, có căn vẫn là nhà thuê của Nhà nước. Nắm được ai là người có quyền đồng ý cho bạn đăng ký và giấy tờ nào chứng minh điều đó là giải được phần lớn vướng mắc.
Bài này đi qua các trường hợp hay gặp nhất trong phố cổ và khu phố Pháp: con cháu nhập khẩu về nhà ông bà, người thuê phòng đi làm, sinh viên ở ghép, người ở nhờ nhà họ hàng, và hộ đang ở nhà thuê của Nhà nước. Các mức thời hạn, phí và mẫu tờ khai thay đổi theo văn bản, nên bài chỉ nêu nguyên lý và dặn kiểm quy định hiện hành.
Một số nhà, nhiều hộ: đặc điểm cư trú của phố cổ
Trong khu phố cổ, nhiều ngôi nhà ống từ trước kia được chia cho nhiều gia đình ở, mỗi hộ một hoặc hai gian, dùng chung lối đi, sân trong, có khi chung cả bếp và khu vệ sinh. Trải qua các đợt bán nhà thuộc sở hữu Nhà nước cho người đang thuê, mua bán, thừa kế, một số nhà có hộ đã có giấy chứng nhận riêng cho phần của mình, có hộ vẫn đang thuê, có phần diện tích chung chưa phân định.
Với cư trú, điều này có nghĩa là "chủ nhà" không phải lúc nào cũng là một người. Người muốn đăng ký vào phần nhà của hộ A cần sự đồng ý của chủ sở hữu phần đó, không cần các hộ khác. Nhưng nếu phần nhà là sở hữu chung của nhiều anh chị em sau thừa kế, thường cần sự đồng ý của các đồng sở hữu theo quy định.
Khu phố Pháp phía nam hồ có thêm kiểu nhà biệt thự cũ chia cho nhiều hộ và nhà tập thể cũ. Cùng nguyên lý: xác định đúng ai có quyền với phần diện tích bạn ở, rồi mới đến tờ khai.
Từng trường hợp cần giấy tờ chỗ ở gì
Bảng sau tóm tắt nguyên lý thường áp dụng; mẫu tờ khai cụ thể và giấy tờ thay thế được chấp nhận nên hỏi công an phường hoặc xem trên cổng dịch vụ công:
| Trường hợp | Ai phải đồng ý | Giấy tờ chỗ ở thường dùng |
|---|---|---|
| Con, cháu về ở nhà bố mẹ, ông bà | Chủ hộ hoặc chủ sở hữu | Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình và sự đồng ý của chủ hộ, chủ sở hữu |
| Thuê phòng, thuê căn để ở | Chủ sở hữu hoặc người có quyền cho thuê | Hợp đồng thuê hoặc văn bản cho thuê, kèm căn cứ quyền của bên cho thuê |
| Ở nhờ, mượn nhà người quen | Chủ sở hữu | Văn bản đồng ý cho ở nhờ, mượn |
| Sinh viên ở ghép nhiều người một phòng | Chủ sở hữu và người đứng tên thuê | Hợp đồng thuê; mỗi người khai tạm trú riêng |
| Hộ đang ở nhà thuê của Nhà nước | Đơn vị quản lý nhà theo quy định | Hợp đồng thuê nhà thuộc sở hữu Nhà nước còn hiệu lực |
Điều kiện về diện tích tối thiểu bình quân mỗi người có thể được áp dụng với chỗ ở thuê, mượn, ở nhờ khi đăng ký thường trú ở thành phố lớn. Nhà phố cổ chật, nên nhiều trường hợp vướng đúng chỗ này. Mức cụ thể do thành phố quy định và có thể thay đổi, hãy hỏi trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Thường trú và tạm trú: chọn cái nào
Thường trú gắn với nơi bạn sinh sống ổn định, lâu dài. Ở phố cổ, thường trú quan trọng với tuyển sinh đầu cấp cho con, với một số chính sách của phường và với những thủ tục cần xác định nơi cư trú chính. Nhưng điều kiện đăng ký thường trú vào chỗ thuê, mượn ở thành phố lớn chặt hơn.
Tạm trú dành cho người đến ở có thời hạn: đi làm, đi học, thuê nhà. Tạm trú có thời hạn và phải gia hạn khi hết. Người thuê nhà phố cổ phần lớn thuộc diện này.
Thông báo lưu trú khác với tạm trú. Đó là việc báo cho công an khi có người đến ở ngắn ngày, như họ hàng từ quê lên chơi vài hôm, hay khách thuê theo đêm. Trong khu du lịch như phố cổ, chủ nhà cho thuê ngắn ngày phải để ý nghĩa vụ này; phần kinh doanh lưu trú có bài riêng ở mục doanh nghiệp.
Không đăng ký thì sao. Không đăng ký cư trú đúng hạn có thể bị xử phạt hành chính, và quan trọng hơn là bạn gặp khó khi cần giấy tờ: con đi học, nhận thư, làm thủ tục ngân hàng, xin xác nhận.
Các bước đăng ký khi thuê phòng trong phố cổ
Người thuê ở phố cổ hay gặp tình huống chủ nhà ở xa, chỉ có người trông nhà. Đi theo các bước dưới đây để khỏi phải chạy đi chạy lại:
- Trước khi ký thuê, hỏi rõ người cho thuê có phải chủ sở hữu không, nếu không thì có văn bản uỷ quyền của chủ không. Đây là chỗ hay vỡ nhất.
- Ký hợp đồng thuê bằng văn bản, ghi đúng địa chỉ theo phường mới, số phòng hoặc vị trí trong nhà, thời hạn thuê, số người ở.
- Xin chủ nhà bản chụp giấy tờ chứng minh quyền với phần nhà cho thuê, hoặc hỏi chủ nhà có chấp nhận tự đứng ra xác nhận trên hồ sơ trực tuyến không.
- Nộp hồ sơ tạm trú qua cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp ở công an phường trong thời hạn quy định kể từ khi đến ở.
- Theo dõi kết quả trên ứng dụng định danh điện tử, và ghi nhớ ngày hết hạn tạm trú để gia hạn đúng lúc.
- Khi chuyển đi, báo xoá tạm trú hoặc đăng ký nơi mới để dữ liệu không treo ở địa chỉ cũ.
Hộ đang ở nhà thuê của Nhà nước
Trong phố cổ và khu phố Pháp vẫn còn những hộ ở nhà thuộc sở hữu Nhà nước theo hợp đồng thuê lâu năm, có hộ thuê từ đời ông bà. Phần lớn đã mua lại theo các đợt bán nhà cho người đang thuê, nhưng không phải tất cả. Với những hộ còn thuê, quyền cho người khác nhập vào ở phụ thuộc vào quy định về nhà ở công và đơn vị quản lý nhà.
Khi con cháu muốn đăng ký thường trú về nhà thuê này, hãy hỏi đơn vị quản lý trước. Không nên tự cho thuê lại hay chuyển nhượng phần nhà thuê của Nhà nước dưới dạng giấy viết tay; đó là giao dịch không được pháp luật bảo vệ và người mua chịu rủi ro rất lớn.
Nếu gia đình đang muốn mua lại phần nhà thuê, đó là thủ tục nhà đất riêng, có bài khác trong mục này nói về nhà chung và sở hữu chung ở phố cổ.
Vướng mắc hay gặp và cách gỡ
Một số tình huống cụ thể mà người ở phố cổ thường gặp khi đăng ký cư trú:
- Chủ sở hữu đã ra nước ngoài: có thể uỷ quyền cho người trong nước đứng ra đồng ý, hoặc xác nhận qua hình thức điện tử nếu có định danh. Văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài cần đúng thủ tục hợp pháp hoá theo quy định.
- Nhà thừa kế chưa chia: các đồng thừa kế có thể cùng đồng ý bằng văn bản. Nếu đang tranh chấp, việc đăng ký có thể bị treo cho đến khi giải quyết xong.
- Phòng quá nhỏ cho số người: điều kiện diện tích có thể không đạt cho thường trú; khi đó tạm trú là lựa chọn thực tế hơn.
- Số nhà ghi khác nhau giữa hợp đồng và dữ liệu: thống nhất cách ghi trước khi nộp, tránh hồ sơ bị trả vì "không xác định được chỗ ở".
- Người cao tuổi sống một mình muốn đón con cháu về: chủ hộ đồng ý là được; giấy tờ quan hệ gia đình nên mang bản gốc để đối chiếu.
Chủ nhà cho thuê phòng trong phố cổ cần làm gì
Rất nhiều gia đình phố cổ chuyển ra ngoài ở và cho thuê lại phần nhà cũ, hoặc giữ một tầng để ở và cho thuê các tầng khác. Với người cho thuê để ở dài hạn, việc quan trọng nhất là hợp tác với người thuê khi họ đăng ký tạm trú: cung cấp giấy tờ chứng minh quyền với phần nhà, xác nhận trên hồ sơ trực tuyến khi được yêu cầu, và giữ bản hợp đồng có ghi rõ số người ở.
Người cho thuê cũng nên biết ai đang thực sự ở trong nhà mình. Ở phố cổ, phòng cho thuê hay bị người thuê cho người khác ở ghép mà chủ không hay biết. Khi có sự cố, từ cháy nổ đến tranh chấp, việc không nắm được người cư trú gây rắc rối cho cả chủ nhà. Ghi rõ trong hợp đồng số người tối đa và nghĩa vụ báo khi có người mới đến ở.
Cho thuê để ở dài hạn khác với cho khách thuê theo đêm. Nếu bạn chuyển sang kiểu cho thuê ngắn ngày cho khách du lịch, đó đã là kinh doanh lưu trú với các điều kiện riêng về an ninh trật tự, phòng cháy và thông báo lưu trú; đừng áp cách làm của hợp đồng thuê nhà vào đó.
Cuối cùng là chuyện thuế. Thu nhập từ cho thuê nhà thuộc diện phải kê khai theo quy định thuế hiện hành; ngưỡng và cách kê khai thay đổi theo thời kỳ nên hỏi cơ quan thuế hoặc người làm dịch vụ kế toán tin cậy, đừng dựa vào lời truyền miệng trong phố.
Người nước ngoài thuê nhà ở phố cổ
Phố cổ và khu phố Pháp có không ít người nước ngoài thuê nhà ở dài ngày: người làm việc cho văn phòng đại diện, giáo viên ngoại ngữ, người đi học tiếng Việt. Với họ, khái niệm tạm trú của công dân Việt Nam không áp dụng; thay vào đó là khai báo tạm trú cho người nước ngoài theo luật về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài.
Trách nhiệm khai báo thường thuộc về cơ sở lưu trú, tức chủ nhà hoặc người cho thuê, chứ không chỉ người thuê. Nhiều chủ nhà phố cổ quen cho người Việt thuê và không biết điều này, đến khi có kiểm tra mới lúng túng. Nếu bạn cho người nước ngoài thuê, hỏi công an phường về cách khai báo hiện hành, thường có thể khai qua trang thông tin điện tử dành cho việc này.
Người nước ngoài thuê nhà cũng nên giữ bản hợp đồng thuê có địa chỉ ghi theo phường mới, vì khi gia hạn thị thực hay thẻ tạm trú, cơ quan xuất nhập cảnh có thể đối chiếu nơi ở.
Câu hỏi thường gặp
Thuê phòng ở phố cổ bao lâu thì phải đăng ký tạm trú?
Luật cư trú quy định thời hạn đăng ký tạm trú kể từ khi đến ở tại chỗ ở mới. Con số cụ thể và các trường hợp ngoại lệ nên kiểm trên cổng dịch vụ công hoặc hỏi công an phường, vì quy định có thể được sửa đổi.
Chủ nhà không cho đăng ký tạm trú thì làm sao?
Đăng ký cư trú cần căn cứ chỗ ở hợp pháp, nên sự hợp tác của chủ nhà rất quan trọng. Hãy thoả thuận việc này trước khi ký thuê. Nếu chủ nhà từ chối, nên cân nhắc thuê nơi khác vì bạn sẽ gặp khó với nhiều thủ tục sau này.
Nhà có năm hộ chung một số, có cần các hộ khác ký đồng ý không?
Thường không, nếu phần nhà bạn đăng ký thuộc quyền của một hộ cụ thể đã được xác định. Chỉ khi phần diện tích là sở hữu chung chưa phân chia thì mới cần các đồng sở hữu liên quan đồng ý.
Sinh viên ở ghép bốn người một phòng có phải khai tạm trú từng người không?
Có, mỗi người đều phải có thông tin cư trú của riêng mình. Có thể nộp cùng lúc dựa trên một hợp đồng thuê, nhưng mỗi người là một hồ sơ trong hệ thống dữ liệu.
Họ hàng từ quê lên chơi một tuần có phải đăng ký gì không?
Trường hợp ở ngắn ngày thường chỉ cần thông báo lưu trú, không phải đăng ký tạm trú. Có thể thông báo qua ứng dụng hoặc trực tiếp với công an phường theo hướng dẫn hiện hành.
Con sinh ra ở bệnh viện thì đăng ký thường trú theo đâu?
Trẻ em thường được đăng ký thường trú theo nơi thường trú của cha, mẹ hoặc theo thoả thuận của cha mẹ. Sau khi làm khai sinh, thủ tục cư trú cho bé có thể được liên thông, nên hỏi phường cách làm gọn nhất.