Mở homestay hay khách sạn mini trong phố cổ Hoàn Kiếm là kinh doanh lưu trú, phải đáp ứng điều kiện về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, thông báo lưu trú cho khách, đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế. Với nhà ống hẹp, sâu, cầu thang đơn, phòng cháy và lối thoát nạn thường là điều kiện khó nhất.
Vùng quanh Hồ Gươm có mật độ cơ sở lưu trú nhỏ rất dày, từ vài phòng trong nhà gia đình đến khách sạn mười mấy tầng phòng trong toà nhà cải tạo. Bài này dành cho người đang có nhà, hoặc đang định thuê nhà để làm lưu trú: những điều kiện phải có, thứ tự chuẩn bị, những rủi ro riêng của phố cổ. Bài không nêu mức phí, giá phòng, giá thuê; quy định cụ thể thay đổi, cần kiểm văn bản hiện hành và hỏi cơ quan chức năng.
Các điều kiện chính phải đáp ứng
Kinh doanh lưu trú là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Các nhóm điều kiện chính, theo nguyên lý chung:
| Nhóm | Nội dung chính | Ai xem xét |
|---|---|---|
| Đăng ký kinh doanh | Thành lập doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh với ngành lưu trú | Cơ quan đăng ký kinh doanh |
| An ninh trật tự | Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự cho ngành nghề có điều kiện | Cơ quan công an theo phân cấp |
| Phòng cháy chữa cháy | Điều kiện về lối thoát nạn, thiết bị báo cháy, chữa cháy, vật liệu; với một số quy mô cần thẩm duyệt, nghiệm thu | Cơ quan cảnh sát phòng cháy chữa cháy |
| Thông báo lưu trú | Thông báo khách lưu trú; khai báo tạm trú cho khách nước ngoài | Công an nơi có cơ sở |
| Du lịch | Thông báo hoạt động cơ sở lưu trú du lịch, đáp ứng điều kiện tối thiểu theo loại hình; xếp hạng là tự nguyện | Cơ quan quản lý du lịch của thành phố |
| Thuế | Kê khai, nộp thuế theo hình thức kinh doanh | Cơ quan thuế quản lý |
Thứ tự giữa các bước không cứng nhắc, nhưng phòng cháy và an ninh trật tự thường quyết định có làm được hay không, nên nên tìm hiểu đầu tiên, trước khi đầu tư sửa nhà.
Nhà ống và bài toán phòng cháy
Nhà ống phố cổ thường có một lối thoát duy nhất ra mặt phố, cầu thang hẹp đặt giữa nhà, nhiều tầng cơi nới, kết cấu một phần bằng gỗ. Khi biến thành cơ sở lưu trú, số người ngủ trong nhà tăng lên, nhiều người lạ không quen lối đi. Đó chính là kịch bản mà các quy định phòng cháy muốn tránh.
Để đáp ứng, nhiều cơ sở phải cải tạo: làm thêm lối thoát nạn thứ hai qua mái hoặc sang nhà bên, ngăn cháy cho cầu thang, lắp hệ thống báo cháy tự động, đèn chỉ dẫn thoát nạn, thay vật liệu dễ cháy. Ban công, cửa sổ quây lưới sắt kín phải có ô mở được từ bên trong. Mức yêu cầu phụ thuộc vào quy mô, số tầng, khối tích, nên cần tư vấn từ người có chuyên môn phòng cháy trước khi thiết kế.
Một điểm thực tế: chi phí cải tạo phòng cháy có thể chiếm phần đáng kể trong vốn đầu tư. Người thuê nhà để làm lưu trú cần tính khoản này vào kế hoạch và thoả thuận với chủ nhà về quyền cải tạo, vì chủ nhà có thể không đồng ý đục tường, mở mái.
Không có cách lách an toàn ở đây. Các vụ cháy nhà ống có người thiệt mạng là lời nhắc rằng lối thoát nạn không phải thủ tục giấy tờ mà là mạng người.
Khách nước ngoài: thông báo lưu trú và những việc hằng ngày
Khai báo tạm trú cho khách nước ngoài. Cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo khi khách nước ngoài đến ở, thường qua trang thông tin điện tử dành cho việc này, trong thời hạn quy định. Lễ tân cần được hướng dẫn kỹ và làm đều đặn, kể cả khách chỉ ở một đêm.
Khách Việt Nam. Thông báo lưu trú cho khách là công dân Việt Nam theo quy định về cư trú, qua kênh mà công an hướng dẫn.
Giữ giấy tờ của khách. Đối chiếu giấy tờ tuỳ thân để khai báo, nhưng việc giữ hộ chiếu của khách cần cẩn trọng; nhiều khách không muốn giao hộ chiếu và có quyền từ chối. Chụp thông tin cần thiết theo quy định là đủ.
Ngôn ngữ và nội quy. Nội quy phòng, hướng dẫn thoát nạn nên có bằng tiếng Anh và tiếng Việt, đặt ở nơi dễ thấy. Hướng dẫn khách về giờ phố đi bộ, chỗ gửi xe, tiếng ồn ban đêm để giữ quan hệ với hàng xóm.
Thứ tự chuẩn bị trước khi đón khách đầu tiên
Đi theo thứ tự dưới đây giúp tránh tình trạng sửa xong mới biết không đủ điều kiện:
- Kiểm quyền với ngôi nhà: nhà riêng hay nhà chung, thuê thì hợp đồng có cho phép kinh doanh lưu trú và cải tạo không.
- Hỏi về quy hoạch, quy chế khu phố cổ: những thay đổi mặt tiền, tầng, biển hiệu nào được phép.
- Khảo sát phòng cháy với người có chuyên môn: số tầng, lối thoát, hệ thống cần lắp, có phải thẩm duyệt thiết kế không.
- Đăng ký kinh doanh dưới hình thức phù hợp với quy mô.
- Cải tạo và nghiệm thu phòng cháy nếu thuộc diện phải nghiệm thu.
- Xin giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự.
- Thông báo hoạt động cơ sở lưu trú du lịch với cơ quan du lịch theo quy định.
- Thiết lập quy trình khai báo lưu trú, nội quy, sổ sách; đăng ký kê khai thuế.
- Mới đưa lên các nền tảng đặt phòng.
Cho thuê căn hộ, phòng ngắn ngày qua nền tảng trực tuyến
Nhiều chủ nhà phố cổ cho thuê một vài phòng, một tầng hay cả căn qua các nền tảng đặt phòng trực tuyến, nghĩ rằng đó chỉ là "cho thuê nhà". Về pháp lý, cho khách du lịch thuê theo đêm là hoạt động lưu trú, với nghĩa vụ thông báo lưu trú, phòng cháy, thuế tương ứng. Quy mô nhỏ không làm biến mất nghĩa vụ, chỉ làm thủ tục đơn giản hơn.
Thu nhập từ cho thuê qua nền tảng trực tuyến cũng thuộc diện kê khai thuế; một số nền tảng đã có cơ chế khấu trừ, kê khai thay theo quy định về thương mại điện tử. Hỏi cơ quan thuế để biết trường hợp của bạn.
Trong nhà chung nhiều hộ, việc một hộ cho khách lạ ra vào liên tục thường gây phản ứng: an ninh, tiếng ồn, vệ sinh lối đi. Nói chuyện trước với các hộ, cam kết về giờ giấc, ai chịu trách nhiệm khi khách gây phiền, là điều kiện để làm lâu dài.
Rủi ro riêng của lưu trú ở phố cổ
Ngoài điều kiện pháp lý, có những rủi ro kinh doanh mà người mới vào nghề hay đánh giá thấp:
- Mùa vụ: khách đông theo mùa du lịch và các dịp lễ; mùa thấp điểm công suất giảm mạnh trong khi tiền thuê vẫn phải trả.
- Cạnh tranh dày: hàng trăm cơ sở nhỏ trong bán kính đi bộ. Khác biệt đến từ dịch vụ, vị trí yên tĩnh, sự sạch sẽ, không chỉ giá.
- Phụ thuộc nền tảng: phần lớn khách đến qua nền tảng trực tuyến, chịu phí hoa hồng và chính sách của nền tảng.
- Đánh giá trực tuyến: tiếng ồn từ phố, phòng không cửa sổ, cầu thang dốc là những điều khách hay phàn nàn. Mô tả trung thực trên trang đặt phòng giúp tránh đánh giá xấu.
- Thay đổi quy định: quy định về phố đi bộ, hạn chế xe, cải tạo phố cổ có thể ảnh hưởng đến việc khách ra vào.
- Hợp đồng thuê nhà ngắn: đầu tư cải tạo lớn trên hợp đồng thuê ngắn là rủi ro nếu chủ nhà không gia hạn.
Giữ quan hệ với phố
Cơ sở lưu trú tồn tại lâu ở phố cổ thường là cơ sở được hàng xóm chấp nhận. Hướng dẫn khách không làm ồn sau giờ khuya, không để vali, xe đạp chắn lối chung, đổ rác đúng giờ là việc nhỏ nhưng quyết định thái độ của phố với bạn.
Khi khách có vấn đề như say xỉn, mất đồ, ốm đau, chủ cơ sở cần có người trực xử lý, không để khách làm phiền hàng xóm lúc nửa đêm. Danh sách liên lạc khẩn cấp, bệnh viện gần, đồn công an gần nên có sẵn ở lễ tân.
Tham gia sinh hoạt chung của tổ dân phố, đóng góp cho các hoạt động của phố, là cách để cơ sở kinh doanh trở thành một phần của cộng đồng chứ không phải người ngoài thuê chỗ.
Nhân viên lễ tân, buồng phòng nhiều khi là người ngoài phố, làm theo ca. Hãy dặn họ những nếp riêng của dãy nhà: cổng chung đóng giờ nào, hàng xóm nào có người già cần yên tĩnh, chỗ nào không được để đồ. Một lần nhân viên mới làm phiền hàng xóm có thể xoá công sức giữ quan hệ cả năm.
Vận hành hằng ngày trong một ngôi nhà hẹp
Nhà ống làm lưu trú có những bài toán vận hành mà khách sạn ở khu mới không gặp. Không có thang máy hoặc thang máy rất nhỏ, khách phải xách vali lên tầng; nhân viên thường phải hỗ trợ, và mô tả trên trang đặt phòng nên nói rõ điều này. Đồ vải bẩn, đồ vải sạch, rác phải đi chung cầu thang với khách, nên cần giờ giấc hợp lý để không chạm mặt khách liên tục.
Giặt là thường thuê ngoài vì không đủ chỗ; chọn đơn vị nhận trả đúng giờ, tránh giờ phố đi bộ và giờ cấm xe. Kho chứa đồ dùng phòng phải gọn và không chắn lối thoát nạn, điều mà các đợt kiểm tra phòng cháy rất để ý.
Điện là chi phí lớn khi phòng nào cũng có điều hoà, bình nóng lạnh. Hệ thống điện của nhà cũ phải được tính lại tải trước khi lắp thêm thiết bị; quá tải là nguyên nhân chập cháy hàng đầu. Một lần cải tạo điện bài bản ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với sửa chữa sau sự cố.
Câu hỏi thường gặp
Cho thuê hai phòng trong nhà qua nền tảng trực tuyến có phải đăng ký kinh doanh không?
Cho khách du lịch thuê theo đêm là hoạt động lưu trú, có các nghĩa vụ thông báo lưu trú và thuế. Quy mô nhỏ có thể đăng ký dưới dạng hộ kinh doanh với thủ tục đơn giản hơn. Hỏi phường và cơ quan thuế về trường hợp cụ thể.
Nhà ống bốn tầng, một cầu thang có làm homestay được không?
Phụ thuộc điều kiện phòng cháy áp dụng với quy mô và cấu tạo của ngôi nhà. Nhiều trường hợp cần làm thêm lối thoát nạn hoặc giải pháp ngăn cháy cho cầu thang. Nhờ người có chuyên môn khảo sát trước khi đầu tư.
Khách nước ngoài ở một đêm có cần khai báo tạm trú không?
Có. Cơ sở lưu trú phải khai báo tạm trú cho khách nước ngoài theo quy định, không phụ thuộc số đêm. Thường khai qua trang thông tin điện tử dành cho việc này trong thời hạn quy định.
Khách sạn nhỏ có bắt buộc xếp hạng sao không?
Theo nguyên lý của pháp luật du lịch hiện hành, việc xếp hạng là tự nguyện; cơ sở vẫn phải đáp ứng điều kiện tối thiểu theo loại hình và thông báo hoạt động. Kiểm văn bản hiện hành để biết điều kiện cụ thể.
Thuê nhà phố cổ để làm khách sạn thì hợp đồng cần chú ý gì?
Thời hạn đủ dài để thu hồi vốn cải tạo, điều khoản cho phép kinh doanh lưu trú và cải tạo phòng cháy, trách nhiệm khi cơ quan chức năng yêu cầu sửa chữa, và cách xử lý khoản đầu tư khi chấm dứt hợp đồng sớm.
Có thể làm homestay trong nhà chung nhiều hộ không?
Về pháp lý cần đáp ứng điều kiện như mọi cơ sở. Về thực tế, lối đi chung và an ninh ảnh hưởng đến các hộ khác, nên rất cần sự đồng thuận của hàng xóm. Thiếu đồng thuận, cơ sở dễ bị phản ánh liên tục.